4 astuces pour un déménagement parfait

Voilà quelques années que votre activité prend petit à petit de l’ampleur, que le nombre de clients fidèles est en perpétuel évolution et que votre équipe s’élargit mois après mois, projets après projets. Vous avez commencé seul ou en binôme dans un simple bureau de 20m² dans une papeterie d’entreprise ou tout simplement dans votre garage, comme de grands entrepreneurs l’ont fait avant vous. Cette idée d’évolution est plutôt novatrice pour vous, mais impossible de passer à côté : Vous avez besoin de nouveaux bureaux afin d’accueillir convenablement votre équipe, vos partenaires, ainsi que vos clients et prospects. Dans la vie d’une entreprise, peu importe sa taille, le changement de locaux est une étape déterminante puisque c’est avant tout un risque qui peut mettre la vie de votre startup en danger. Pour parfaitement gérer ce changement, il est nécessaire de se poser les bonnes questions en terme d’aménagement, de mobilier, ainsi que d’équipement. Voici donc quelques points qui vont vous aider à avancer.

Ne le gardez pas pour vous

Votre déménagement est une étape cruciale, c’est pourquoi le gérer dans les règles de l’art peut s’avérer essentiel. Tout d’abord, parlez en à l’ensemble de l’équipe afin de préparer ce changement matériel et psychologique. C’est avant tout un moteur de croissance, l’ensemble des salariés doit contribuer à ce projet pour apporter leur pierre à l’édifice. N’hésitez donc pas à les informer et les questionner sur leurs besoins, leurs motivations, ainsi que sur leurs attentes.

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Inutile de garder la surprise, intégrer votre équipe au projet permettra de les impliquer et de les rassurer davantage. Nous vous conseillons donc d’organiser une visite organisée des nouveaux locaux, d’informer votre communauté de ce changement et pourquoi pas d’installer une boîte à idée pour maximiser le nombre de suggestions.

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Pensez pratique / Pensez qualité

Nous avons un vrai conseil pour vous : ne pensez pas rentabilité en terme de mobilier. De nombreux entrepreneurs préfèrent investir une somme colossale dans l’espace plutôt que dans l’aménagement, et c’est une belle erreur. L’objectif est d’accueillir plus de salarié tout en créant un vrai tournant positif, il n’est pas de négliger l’espace de travail pour assurer un plus grand profit en fin d’année. N’hésitez donc pas à consulter un spécialiste de l’aménagement d’entreprise pour des bureaux soignées et fonctionnels. Cependant, de nombreuses entreprises mettent l’accent sur la réutilisation d’anciens meubles emblématiques pour créer une ambiance plutôt chaleureuse. Nous vous invitons donc à faire le tour des réseaux sociaux type Instagram et Pinterest pour trouver des idées hors du commun.

Négocier, signer, rénover

Une fois avoir trouvé le local qui répond à l’ensemble de vos critères, ne foncez pas tête baissée dans la signature d’un bail, même si votre agent immobilier insiste sur le fait qu’il existe plus d’une dizaine d’entreprises sur le dossier. La phase de négociation est d’une importance capitale puisqu’elle permet de vérifier des obligations légales et des clauses du contrat. L’état des lieux est primordial et va permettre de vérifier les moindres petits recoins de cet espace qui va devenir d’ici quelques mois, votre nouveau bureau. Une fois cette étape de négociation terminée, la signature est inévitable et va permettre de marquer le début d’une nouvelle page de l’histoire de votre entreprise.

Il est désormais l’heure de communiquer cette information à l’ensemble de vos collaborateurs pour ne pas installer de doutes sur l’avancée du projet. Même en cas de problème, il est nécessaire de rester positif et d’avoir un discours engagé. Il ne reste plus que la partie la plus longue du projet, les travaux de rénovation.

Vous n’êtes pas spécialement organisé dans la vie de tous les jours ? Super, vous allez apprendre à le devenir ! Posez-vous avec votre équipe et définissez un plan d’action, ou plutôt un calendrier détaillé des opérations. L’idée est ici de prévoir l’aménagement millimétré à la journée près. Dans ce calendrier, il sera indispensable de prévoir une date de fin pour l’entrée dans les nouveaux bureaux. La dead line permettra à l’équipe en charge des travaux de se fixer une limite, à vos collaborateurs de se préparer psychologiquement et à vos clients de se projeter.  

Mise à jour de votre activité

Dans quelques semaines c’est le grand départ, la date butoir est proche et encore aucun changement administratif n’ont été effectués, il est donc temps de s’intéresser aux tâches ingrates, mais nécessaires. Tout d’abord, pensez aux administrations françaises, vos prestataire, partenaires, ainsi qu’à vos clients. Un simple courrier ou mail est suffisant, l’objectif est de leur indiquer votre nouvelle adresse, c’est aussi un très bon moyen pour parler de vos dernières réalisations. N’oubliez pas de modifier votre site internet, ainsi que votre page Google Business. De nombreuses entreprises déménagent en oubliant de modifier l’adresse indiquée dans Google, c’est pourtant l’un des plus importants vecteur de visites, alors ne le négligez pas.

Enfin le jour J, si vous avez suivi ces informations et que les travaux n’ont pas eu de retard, le calendrier aura été respecté et vous pourrez enfin inaugurer vos nouveaux bureaux. Dernière petite astuce, n’oubliez pas de mettre en place une petite boîte à idée dans votre nouvel espace afin de résoudre tous les petits soucis post-déménagement. Vos collaborateurs seront fiers et motivés de travailler dans une société aussi dynamique et prendrons plus de plaisir à rester au travail. L’investissement est donc clairement rentable et intéressant.