5 points pour bien préparer une réunion de travail

Les réunions de travail sont des moments propices aux échanges d’opinions, aux discussions et surtout aux prises de décisions. C’est un outil de travail indispensable à la bonne marche et à la prospérité de toute entreprise ou structure, quel que soit son secteur d’activité. Cependant, afin qu’elle soit fructueuse, une réunion de travail doit être minutieusement préparée. Dans la suite de cet article, retrouvez 5 clés essentielles pour une organisation efficace d’une réunion professionnelle.

Déterminez le bien-fondé de la tenue de la réunion de travail

Préalablement à la préparation d’une réunion de travail, il est important de déterminer de manière limpide les raisons pour lesquelles la séance s’impose. Et pour cela, vous devez d’abord indiquer l’objet de la réunion. Ensuite, définissez le résultat escompté à l’issue de la séance : elle doit apporter une plus-value à votre entreprise. En dernier lieu, désigner les personnes dont l’intervention et la présence sont nécessaires à la bonne tenue de la réunion.

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Cet ensemble d’exercices vous permet d’établir l’objectif de la réunion puis d’éviter de convoquer une séance inutile, épuisante et infructueuse. Pour davantage d’éclaircissements sur ce point, n’hésitez pas à consulter www.privateaser.com.

Élaborer l’ordre du jour de la réunion

L’ordre du jour est l’essence d’une réunion de travail. Il peut être décliné en plusieurs points. Le premier est la présentation des participants si vous avez sollicité l’expertise de personnes externes à votre entreprise. Le deuxième constitue les différents thèmes à traiter. Vous devez les classer par ordre d’importance et d’urgence. Donnez la priorité aux sujets délicats et fusionnez les autres sujets en un même thème à aborder.

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Quant au dernier point, il est dédié aux divers. Les divers comprennent les appréciations des participants par rapport à la séance puis des idées pouvant faire objets d’autres réunions de travail. Ce n’est qu’après cette étape que vous pouvez penser à la location d’une salle de conférence à Paris par exemple.

Faites une bonne sélection des participants

Ce sont les participants d’une réunion de travail, qui l’animent. Choisir les participants appropriés à votre séance vous permet de limiter leur nombre au strict nécessaire. En effet, chacun des participants doit être qualifié, intéressé par l’objet principal de la réunion. Ainsi, il pourra contribuer à l’atteinte de ses objectifs. Par ailleurs, chacun des participants doit jouer un rôle précis.

Vous pouvez choisir un coordonnateur, un animateur principal, un modérateur, et un rapporteur. Les autres participants pourront donc bien suivre et poser leurs préoccupations. Une fois les participants choisis, chacun d’eux doit être informé à l’avance de l’objet de la réunion afin de s’en imprégner avant le jour J.

Fixez l’heure et la date de la réunion puis estimez sa durée

L’heure et la date d’une réunion sont déterminantes pour sa réussite. Il faut les fixer en prenant en compte le nombre de participants, de l’emploi du temps de chacun d’eux. Une réunion tenue en matinée est idéale, car ce moment de la journée permet de retenir toute l’attention des participants. Cependant, l’heure et la date peuvent s’adapter au type de réunion.

Après les avoir fixées quelque temps à l’avance, vous devez mettre tous les participants au courant pour qu’ils s’organisent en conséquence. Ils pourront ainsi vous prévenir d’un éventuel retard. Pour son compte, la durée de la réunion s’estime en définissant le temps maximal à consacrer à chaque point constituant l’ordre du jour.

Choisissez un lieu adapté

Pour une réunion efficiente, il faut un cadre adapté. Le lieu doit se définir en fonction des participants, du type de réunion, de la date, mais aussi les différents supports et la logistique à utiliser. Pour une simple réunion à l’interne par exemple, vous pouvez opter pour la salle de conférence de votre entreprise en vous assurant d’avoir le matériel adéquat.

Par contre pour une séance impliquant des participants qui doivent quitter l’étranger, la location d’une salle équipée de toute la logistique nécessaire est capitale. Dans ce cas, recourez aux hôtels et autres structures d’organisation.

Une réunion de travail réussie dépend de sa bonne préparation. Vous devez tenir compte de tous ces points en vous assurant au préalable de l’opportunité de la séance.